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Récupérer ses factures Alan, la mutuelle que la paie attend
La complémentaire santé de l'équipe génère une facture de cotisations chaque mois. Elle ne passe pas par la boîte du dirigeant : elle attend dans l'espace administrateur, et la comptabilité comme la paie en ont besoin.
Où sont vos factures dans l'espace admin Alan
- Connectez-vous sur alan.com avec le compte administrateur entreprise (pas votre espace assuré personnel)
- Ouvrez la rubrique dédiée à l'entreprise, section factures ou documents : les appels de cotisation mensuels y sont listés
- Chaque facture se télécharge en PDF, avec le détail par salarié couvert
La confusion classique : chaque salarié, dirigeant compris, possède un espace assuré personnel qui ne montre aucune facture d'entreprise. Seul l'espace administrateur les détient. Qui est admin chez vous ? C'est la première question à trancher.
Recevoir les factures par email
Alan notifie les échéances par email à l'administrateur. Si ce rôle est porté par une personne qui a quitté l'entreprise ou changé de fonction, les notifications tombent dans le vide : un transfert de rôle règle le problème à la source.
Une facture qui intéresse deux personnes à la fois
L'appel de cotisation Alan sert au comptable (charge à enregistrer, débit à justifier) et au gestionnaire de paie (répartition employeur / salarié). La même facture doit donc arriver à deux endroits chaque mois, dans les temps : exactement le genre de routine qui mérite d'être automatisée.
Rapporto va chercher vos factures Alan chaque mois : boîte mail d'abord, espace admin ensuite, chaque PDF renommé (date, fournisseur, montant) et classé dans le dossier du mois, prêt à partir vers le cabinet. Vous vous connectez une fois, il réutilise la session, sans jamais stocker votre mot de passe.
Automatiser mes factures AlanAutomatiser proprement : les critères qui comptent
- La boîte mail d'abord : beaucoup de factures y sont déjà, autant les classer sans ouvrir de site
- Aucun stockage de mot de passe : un outil qui enregistre vos identifiants Alan crée un risque là où il devait en supprimer un
- Un classement lisible : un dossier par mois, des fichiers nommés proprement, exploitables par votre expert comptable sans dictionnaire
- Le rapprochement bancaire : la facture attachée au débit correspondant dans Qonto ou Pennylane, c'est la fin des relances de fin de mois
Autre fournisseur du quotidien RH : Edenred et ses titres-restaurant ont leur guide.
Rapporto est en bêta privée sur macOS, gratuit pendant la bêta.
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